Ein Jahr elektronischer Rechtsverkehr mit Firmenbuch und Grundbuch aus Sicht der österreichischen Notare – Eine Zwischenbilanz
Mehr als 51.000 Eingaben an das Firmenbuch wickelten Österreichs Notare von Juli 2007 bis Ende Juni 2008 vollelektronisch ab. Das sind rund 177.000 Urkunden, die nicht in Papierform übermittelt wurden. Das spart nicht nur rund 42 Tonnen Papier*) pro Jahr. Auch die elektronische Aufbewahrung der Dokumente bei Gericht bringt Einsparungen. Laut einer Aussendung des Bundesministeriums für Justiz wurden 2006 353.884-mal Urkunden für Grundbuchs- und Firmenbuchangelegenheiten abgefragt. Durch die elektronische Aufbe-wahrung wird ein Euro pro Dokument für Personal-, Papier-, Porto- und Lagerungskosten eingespart**).
E-Government macht schnelle Unternehmensgründungen möglich
Das große Plus des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Firmenbuchgerichten für die Unternehmer ist der Zeitgewinn. Durch die elektronische Verfügbarkeit fallen die Wegzeiten weg. Die Bearbeitungszeit und damit die durchschnittliche Gründungsdauer von Gesellschaften konnte dadurch gesenkt werden. Die Eintragungsfrist für eine Gesellschaftsgründung selbst (Zeitraum von der Gründung der Gesellschaft durch Notariatsakt bis hin zur Eintra-gung im Firmenbuch) beträgt durchschnittlich 5 Tage. In dringenden Fällen ist jedoch eine Eintragung nach Rücksprache mit dem Firmenbuch auch innerhalb von 2 Tagen oder weniger möglich. Das bedeutet einen Komfortgewinn für kleine und mittlere Unternehmen. Zusätzlich entsteht durch die Vereinfachung der administrativen Abläufe ein Standortvorteil für den Wirtschaftsstandort Österreich insgesamt. Investitionen können schneller getätigt werden, Unternehmen kommen schneller ins Verdienen.
Für die Gerichte bringt dieser Ausbau des elektronischen Rechtsverkehrs eine deutliche Ent-lastung und eine Steigerung der Dienstleistungsqualität.
Notare mit elektronischem Urkundenarchiv für mehr E-Service
Basis des elektronischen Rechtsverkehrs der Notare mit den Firmenbuch- und Grundbuch-gerichten ist cyberDOC, das elektronische Urkundenarchiv des österreichischen Notariats. Geschäftsführer Dr. Alfred Moser ist mit der erfolgreichen Entwicklung zufrieden: „Mit der Archivierung aller notariellen Urkunden durch cyberDOC hatten wir bereits die besten Vor-aussetzungen für die elektronische Übermittlung von Eingaben an die Gerichte. Mit der voll-ständigen Anbindung an die Firmenbuchgerichte konnten wir dem Notariat daher innerhalb kürzester Zeit den Vollbetrieb bieten." Moser weist auch auf zukünftige Projekte hin: „Das nächste Ziel ist die elektronische Eingabe an die Grundbuchgerichte. Die Österreichischen Notare sind dafür bereits gerüstet und vorbereitet."
Über cyberDOC
cyberDOC, das seit 2000 in Betrieb befindliche Urkundenarchiv des österreichischen Notari-ats, dient der dauerhaften Speicherung notarieller Urkunden und dem elektronischen Rechts-verkehr mit den elektronischen Urkundensammlungen der Justiz für Firmenbuch und Grund-buch. Im Notariat erstellte Urkunden sind vertrauliche Dokumente, die dauerhaft aufbewahrt werden müssen. cyberDOC sichert die dauerhafte elektronische Urkundenspeicherung unter Einhaltung höchster Sicherheitskriterien. Durch modernste Verschlüsselungstechniken und die digitale Signatur bleibt die Vertraulichkeit erhalten.
Für ihren Einsatz im E-Government wurde die Österreichische Notariatskammer bereits mehrfach ausgezeichnet, etwa mit dem Amtsmanager 2006 der WKO, dem Justitia Award 2006 oder einem „EU Best Practice Label" im Jahr 2007. Bei der „International Conference e-Justice and e-Law 2008" von 1. - 3. Juni 2008 in Portoroz wurde cyberDOC vom Bundes-ministerium für Justiz und der Österreichischen Notariatskammer präsentiert.
Rechenbeispiele und Quellen
*) 177.000 Urkunden à durchschnittlich 3 Seiten gedruckt auf ein 80g-Papier = 42 Tonnen Papier
**) Quelle: Aussendung des BMJ im Rahmen der Pressekonferenz „Technische Innovationen für eine bürgernahe Justiz und aktuelle Entwicklungen im Gesellschaftsrecht" am
18.10.2007
