Der digitale Notariatsakt steht für Funktionalität, Barrierefreiheit und Nachhaltigkeit. Mittlerweile können mit Ausnahme von Testamenten und sonstigen letzwilligen Verfügungen alle notariellen Amtshandlungen auch online und digital erfolgen – in den folgenden fünf Schritten.
Schritt für Schritt zum digitalen Notariatsakt
Voraussetzungen
- Sie besitzen ein Smartphone und eine gültige Handy-Signatur
- Sie können einen gültigen amtlichen Lichtbildausweis (Reisepass, Personalausweis) vorweisen
- Sie haben einen Laptop/ PC mit funktionierender Webcam, Lautsprechern und einem Mikrofon; Tablets bzw. Smartphones sind wenig bzw. nicht geeignet
- Zur bestmöglichen Durchführung haben Sie die App der mit dem/der Notar:in vereinbarten Videokonferenz-Software, beispielsweise „Webex“, auf Ihrem Gerät installiert
- Sie haben eine gute Internetverbindung und verwenden den Google Chrome-Browser
- Sie befinden sich in einer ruhigen Umgebung und sind alleine
- Sie fühlen sich technisch und organisatorisch in der Lage
Schritt 1: Identifikation des/der Klient:in
Die Identitätsprüfung erfolgt über das Video-ID-Verfahren. Sie unterliegt den Bestimmungen der NEIV und kann unter Hinzuziehung eines entsprechend quilifizierten externen Dienstleistern (z.B. webID) erfolgen.
1.1 Nach Ihrer Anfrage beim/bei der Notar:in erhalten Sie ein Formular, das Sie ausgefüllt (Vorname, Zuname, Geburtsdatum,
Mailadresse) an das Notariat retournieren.
1.2 Sie bekommen ein Mail mit einem Link und starten den Videoidentvorgang (alleine und in ruhiger Umgebung).
1.3 Ihr Gegenüber bei der Videoidentifizierung führt Sie Schritt für Schritt durch den Vorgang.
1.4 Nach Abschluss des Vorgangs werden Ihre Daten bearbeitet. Das dauert etwa 2-3 Tage.
Schritt 2: Kommunikation vor Unterzeichnung
Die Kommunikation mit Klient:innen sowie der Austausch von Unterlagen kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen, beispielsweise unter Nutzung eines sicheren Datenraums.
Schritt 3: Unterzeichnung des Dokuments
Im Rahmen einer Videokonferenz erfolgt die Anbringung der elektronischen Signatur des/der Klient:in.
3.1 Das Notariat kontaktiert Sie wegen eines Termins für die Videokonferenz und Sie bekommen den Einladungslink dazu per E-Mail, den Sie zur vereinbarten Zeit öffnen. Die Videokonferenz findet über die mit dem/der Notar:in vereinbarten Videokonferenz-Software statt.
3.2 Der/die Notar:in identifiziert Sie und stellt sicher, dass Ihre angegebenen Daten stimmen.
3.3 Sie signieren das Dokument mit Ihrer qualifizierten elektronischen Signatur. Hierfür gibt Ihr:e Notar:in seinen/ihren Bildschirm frei, damit Sie direkt im Dokument signieren können. Sie bekommen eine Nachricht auf dem Bildschirm, in der Sie bestätigen müssen, dass Sie die Fernkontrolle übernehmen wollen. Für die Signatur geben Sie Ihre Daten (Handynummer und Passwort) ein und bestätigen dann über den Button Signieren. Sollte der Signiervorgang aus technischen Gründen unterbrochen werden, muss dieser neu gestartet werden. Der Notar/ die Notarin wird Sie danach fragen, ob Sie Kenntnis vom Inhalt der Urkunde haben und die Signatur ohne Zwang erfolgt. Der/die Notar:in überprüft die Übereinstimmung Ihrer Identität und den Namen in Ihrer Signatur. Aufgrund der Anforderungen der öffentlichen Stellen, an denen die Urkunden letztendlich eingebracht werden müssen, ist jedenfalls die Anbringung aller elektronischer Signaturen auf einem Dokument im Format PDF A-1b essentiell.
Schritt 4: Anbringung der Amtssignatur des/der Notar:in
Nach Verlesen des Notariatsaktes bringen Sie Ihre Signatur auf, danach erfolgt die elektronische Amtssignatur durch die/den Notar:in wieder im Secure Viewer Genius.
Schritt 5: Weitere Verarbeitung der digital errichteten Urkunden
Die online und digital errichtete Urkunde wird dann wie gewohnt weiterverarbeitet.